Lleva tu oficina a casa. Consejos para diseñar tu homeoffice.

Existen muchos países en los cuales trabajar desde la oficina en casa es una práctica extendida desde hace décadas, en Mèxico aún no acabamos de despegar en lo que al teletrabajo se refiere, aunque con la situación actual, muchas empresas y profesionales están adoptando esta nueva alternativa de trabajo. De este modo será necesario desarticular la idea de que la presencialidad es sinònimo de productividad.

Beneficios al trabajar desde casa.

Los beneficios de trabajar desde casa son muchos, tanto para el trabajador como para el empresario. Algunas de las ventajas que nos ofrece realizar nuestro trabajo diario desde la comodidad de nuestro hogar:

Pero las ventajas son innegables. Los datos muestran que trabajar desde la oficina en casa es más saludable, económico, productivo y ecológico.

Flexibilidad de horario. En la actualidad no en todas las empresas es necesario cumplir un horario estricto, por este motivo, el trabajo a distancia permite organizar el tiempo de manera personalizada. Mediante la gestión de objetivos, trabajar desde casa permite realizar la totalidad del trabajo de manera flexible administrando la jornada de manera particular.

Conciliación laboral. El trabajo desde casa permite compatibilizar la labor diaria con otras actividades, tanto familiares como lúdicas o sociales, de manera que permite mantener una mejor actitud emocional, algo que favorecerá a crecer como profesionales y personas.

Aumento de productividad. Numerosos estudios indican que cambiar de entorno en el trabajo nos descontamina de procesos y trabajos monótonos que para nada nos benefician. Realizar las tareas en el momento del día qu bv e nosotros decidimos ayuda a eliminar presiones y a aumentar el rendimiento y productividad en el trabajo.

Ahorro de tiempo y costes. Mantener la oficina en casa supone un ahorro importante de tiempo para el empleado, ya que evita desplazamientos al lugar de trabajo, en ocasiones, muchas horas semanales que se aprovechan para realizar otras tareas.

Trabajar desde casa también ahorra costes y gastos mensuales tanto al empresario como al empleado. El empresario puede ahorrar en alquileres mensuales de locales y gastos de consumo energético, mobiliarios, mantenimiento… ya que no necesitará de unas instalaciones tan amplias como si de una oficina tradicional se tratara. Por otro lado, el trabajador puede evitarse los gastos de transporte y dietas que suponen desplazarse fuera de casa a diario.

Sostenible y ecológico. Al minimizar los desplazamientos diarios de miles de personas, se reduce en gran medida el tráfico y con ello la contaminación de millares de vehículos que lanzan sus gases al medio ambiente.

Trabajar desde tu oficina en casa debe ser un compromiso importante también para el empleado. Hay que tomar conciencia de que no sirve sentarse con el portátil en el sofá de casa, por ejemplo, sin importar si nos hemos cepillado el pelo o estamos en pijama mientras realizamos nuestras tareas. Hay que crear un espacio adecuado y tener una actitud de “oficina” pero en nuestro hogar.

La necesidad de crear la oficina en casa para trabajar se ha disparado en los últimos años. En la actualidad, las empresas cada vez están más dispuestas a que los miembros del equipo trabajen desde sus casas. También, los freelance saben bien que no hay nada como una oficina en casa porque te permite ser más productivo y creativo.

Vivimos en un mundo totalmente conectado a smartphones, tablets, notebooks…etc, por lo que ¿cuál es el obstáculo para tener una oficina en casa? Hay un montón de respuestas a esta pregunta.

No todos los gerentes tienen suficiente confianza para que los empleados estén fuera de su campo visual, y la seguridad de la red puede ser un desafío con el acceso remoto. Además, la falta de tiempo en persona con tus superiores puede ser un obstáculo a la hora de colaborar en una visión compartida en los proyectos.

Usa una habitación específica para tu oficina en casa. Es importante para ti que tu mesa de trabajo y tu espacio circundante estén arreglados lo más perfectamente posible, vas a tener que seguir al máximo estos consejos.

En ocasiones cuando trabajamos desde casa, tendemos a sentarnos con el dispositivo móvil en el sofá o en la mesa de la cocina, pero psicológicamente, es más fácil concentrarse en entornos que asociamos con el trabajo.

Lo ideal es un espacio que reduzca al máximo las distracciones, con buena ventilación y luz natural. Un reloj atractivo en la pared, ayuda a realizar las tareas importantes en tiempos razonables, una buena lámpara de escritorio crea un ambiente cálido y un pequeño tablón de anuncios permite fijar imágenes inspiradoras y documentos importantes, donde poder verlos fácilmente.

Es fácil dejarse llevar por la comodidad, con lo que los empleados que puedan optar por el teletrabajo deberán, sí o sí, autoimponerse unas normas. Como se menciona antes, el espacio donde llevar a cabo nuestra tarea es crucial. No es necesario dedicar un lugar amplio pero sí cuidar algunos detalles.

Nuestra oficina para trabajar desde casa deberá ser (en la medida de lo posible) exclusiva, no compartida con otros miembros de la casa, y sobre todo cómoda.

Benefíciate de la comodidad del mobiliario de oficina. El hecho de que tu home office esté orientado a trabajar no significa que deba ser incómodo. Disponer de un puesto de trabajo, teniendo en cuenta principios ergonómicos es lo recomendable.

Tan importante como lo es en la oficina tradicional, habrá que invertir en una silla ergonómica y disponer de una mesa de oficina que permita tener a mano documentos y material de uso habitual. Que la estancia esté bien iluminada y ventilada es algo que se da por hecho, pues la salud laboral no debe perderse de vista.

En definitiva, se trata de sentir comodidad en un espacio en el que pasaremos horas, de la misma forma que si fuera una oficina al uso en las instalaciones de la empresa.

La mesa de la oficina es importante que estè recubierta de un material resistente para que soporte bien el paso del tiempo. La silla es la herramienta que soporta nuestro cuerpo durante las horas que trabajaremos y hará que la jornada laboral sea más agotadora o menos, por ese motivo debemos comprar una silla ergonómica que nos proteja la espalda y nos permita trabajar de manera cómoda y segura.

Las mesas de oficina con alturas ajustables son de gran ayuda, sobre todo si te permiten trabajar de pie cuando lo desees como es el caso de las mesas automáticas.

Preferiblemente orienta la mesa hacia la entrada para no tener la sensación de que ocurren cosas detrás de nosotros que no controlamos generando una tensión innecesaria. Es importante también tener en cuenta la luz desde el exterior para que no ponga en peligro tu capacidad para ver el monitor correctamente, sin reflejos.

Mientras estás sentado, asegúrate de que tus dedos escriban al mismo nivel así como que los codos descansen en la mesa o en los brazos de la silla. Asegúrate de que la línea superior de tu monitor coincida con tus ojos y que esté por lo menos a 50 cm de distancia de tu cabeza. Es importante tomar ciertos descansos regulares, desde realizar estiramientos como descansar la vista para despejar la cabeza – por lo menos una vez cada hora.

Mantener el orden con los elementos no virtuales. Las personas que trabajan desde sus casas son propensas a invertir la mayor parte de sus horas de trabajo online, centrándose en los archivos electrónicos normalmente alojados en la nube. Pero incluso el trabajador más vinculado a la web de vez en cuando tiene que interactuar con el mundo físico. Tratar con la gestión empresarial y la burocracia a menudo requiere la firma de copias impresas de documentos o cheques.

Toma en cuenta estos aspectos de la jornada de trabajo a la hora de diseñar tu oficina en casa. Un organizador, o carpetas colgantes pueden ayudar a mantener los documentos organizados de forma compacta, al igual que un sistema de estantería. Los códigos de color también son de gran ayuda.

Existen un montón de productos innovadores, prácticos y eficientes en espacio para clasificar y almacenar los archivos físicos que hay, como nuestros archiveros y libreros de oficina.

Organiza y planifica la jornada de trabajo. Una vez creado el espacio, no podemos olvidar que ¡estamos trabajando! así que nada de pijamas frente al ordenador. Es vital mantener las mismas rutinas que realizamos cuando salimos a la calle. Esto nos ayudará a crear un clima laboral saludable y, también, a separar la vida personal de la profesional estando en el mismo entorno, tarea que no siempre es fácil.

Y, así, de la misma forma que nos tomamos un descanso en la oficina, seremos estrictos y lo haremos en casa. Eso sí, tratemos de no aprovechar ese descanso para realizar alguna tarea pendiente en el hogar. Esto solo nos conduciría a asumir o sentir que sumamos responsabilidades a nuestra nueva situación y, finalmente, podría acabar con las ganas y las ventajas de este sistema, y hacernos volver corriendo a la oficina.

Mantener el contacto con los compañeros de trabajo. Y, ¿qué pasa con las relaciones y vínculos con nuestros compañeros de trabajo? Esa complicidad es difícil de mantener cuando hay una distancia física real, cuando no nos vemos, nos saludamos, nos sonreímos o charlamos entre nosotros. Quizá es uno de los puntos más débiles de esta modalidad y, por ello, es importante que las empresas que apuesten por aplicar el trabajo en casa, deberán tomar conciencia de la importancia de realizar actividades, conferencias, charlas o comidas de personal que permitan a los empleados interactuar entre ellos y mantener los lazos creados en la oficina.

Es un reto el de empezar a aplicar la fórmula del trabajo desde casa, pero como se ha demostrado en muchos países de la Unión Europea, en los que una media del 20% de la población activa desarrolla su actividad profesional desde el hogar, puede ser una gran alternativa para muchas empresas. La oficina en casa ya no debe ser solo una cosa de trabajadores autónomos y emprendedores. Es un nuevo escenario en el que las nuevas tecnologías han jugado un papel crucial, y que se perfila como un modelo eficaz, productivo y satisfactorio para todos los actores. Como siempre, hacer un testing y valorar los resultados ayudará a saber si ésta es una buena opción para nuestra actividad.

Empezar con un método combinado, con unos días de asistencia a la oficina y otros con trabajo desde casa puede ser la forma de descubrirlo, implantarlo y desarrollarlo.